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2009-01-19(Mon)

ドタキャンへの対応~文例集~

参加の取り消し、ドタキャンは困ります。さっそく抗議のメールを出さなければなりませんが、その文案です。
「貴社のご協力を念頭に置いて準備を整えてまいりました。弊社では貴社に参加いただけない状態では開催の目処さえ危ぶまれます。ご賢察の上、再検討賜わりますよう、お願い申し上げます」

抗議といっても再検討を願う点に重点があります。どうしようもないドタキャンには抗議さえ意味がない。言葉をつくすと共に条件をゆるめて再検討してもらう。そこに重点があります。相手会社がなぜ不参加にしたのか聞き、言ってもらえなければ推測します。

身障者の料理研修会を、企画を立てた事があります。毎回、保健所や食品メーカーと、外部との提携を試みました……その提携を進めて行く中でA社の場合は、断りはしないものの話の進行が遅い。来月はダメで再来月という口調です。

乗り気がないのでは? 薄々は私も感じました。半年近くなってのキャンセル申し込み、
――判りました。しかし私としても困ります。長くなりますので予定は会員に言ってあり、口頭でですが貴社の名も出しました。会員は楽しみにしております。お断りの理由は何でしょうか。

A社は、理由については口を濁します。しかし突破口はここでした。
――そこは伺わないと私も、会員に言い訳が出来ません。
A社との話の方向はやがて再検討に向かいます。このようにメールと電話を併せるのもポイントかも知れません。

文例集の作者、荒谷慈さんはこう書きます。
「条件面での譲歩の余地があるのであれば誠意を持って再検討を依頼する」相手に願うように自分も考え直すことです。
「十分理解している事を書かないと、一方的に都合を押し付ける事になり、相手に不快の念を抱かせる」

ただ、あまりに条件に譲歩しては企画自体の意味がうすくなり、やがて消滅します。見極めはあります。それにしても人間関係はむつかしく、非常識な意向もあるのです。一人で出来る事は一人でやった方がいいのかも知れません。

――こういうドタキャンも、あまりないでしょうが、ね(笑)
「ドタキャンはあるよ。何があるか判らんもん」
文例集では「申し込みキャンセルに対する困惑を訴える」がこの項目へのタイトルですが、ちょっと長すぎます。「ドタキャンへの対応」でいいしょう。

私の場合、参考になりそうな文書をこういう本に挟んで保存します。
「大変なご迷惑をおかけしてまことに申し訳ございません」などの言い回しは、若い時は判りません。それで文例集を使うのです。歳を取ると……話のネタに使います。

自分では書きたくない状況の文書ほど、大切に取っておくと……使うとなるとですが役に立ちます。パソコンでブログに書いて置くのも、むろん大事でしょう。
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